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33 瞬间完成常规邮件 比联想记忆更强大的文本登录功能（第1页）

33　瞬间完成常规邮件比联想记忆更强大的“文本登录”功能

联想记忆虽然方便，但还有一个比它更强大的功能。

那就是能够瞬间完成邮件文本输入的“文本登录”功能。

如果你需要经常发送内容重复的邮件，可以将这封邮件的文本内容全部记录下来，这样在下次需要发送这个邮件时，就能够瞬间将文本内容复制出来。

比如，给顾客发送合同时的邮件，公司内部发送会议通知的邮件等，只要是需要长期多次发送的邮件，都可以使用文本登录的功能将其记录下来。

大家只要亲自尝试一下就会知道这个方法有多么方便。

接下来我就为大家介绍具体的方法。

Gmail

在Gmail之中有一个“邮件模板”的功能。

只需要在发送邮件之前将邮件的文本内容登录为模板即可，非常简单。当下次写邮件时只需要一瞬间就能将登录好的模板调用出来。

●“文本登录”功能的使用方法（Gmail）

我平时就经常使用Gmail。

对自己登录了多少模板进行确认后，我发现到目前为止我登录了33个回信模板。

利用这些模板，可以极大地提高我回信的效率。

Outlook

习惯使用微软Outlook的人也请放心，Outlook也有同样的功能。

在Outlook之中有一个叫作“QuickParts”的功能，使用这个功能就能登录文本并在必要时调用出来。

设定QuickParts的方法非常简单。

请参见下图。

●“文本登录”功能的使用方法（Outlook）

对于不熟悉的人来说，一开始可能会花费一些时间，但只要有5分钟就足够登录许多常用的文本。

大家不妨尝试一下上述方法，一定能够极大地提高你写邮件的效率。

首先请试着登录10个左右的常用文本。可以查阅一下最近一两周你发送的邮件，如果里面有需要定期发送的邮件，就立即登录上去。

“会议通知邮件”“金额估算邮件”“预约确认邮件”“感谢邮件”……只要下意识地寻找，一定能找到许多类似的邮件。

据说一名商务人士每天要平均发送12～13封邮件。而写一封邮件平均花费的时间为6分钟。

这样计算的话，每天我们花在写邮件上的时间就超过1个小时。

也就是说，只要充分利用“文本登录”的功能，就可以每天多节省1个小时的时间。

为了提高效率，我们可以有很多方法。

Point

只要充分利用“文本登录”的功能，每天就能多节省1个小时的时间。

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